Właściwy sposób łatwo przeczytać wiadomości

Ten przewodnik zawiera porady dotyczące najlepszego wykorzystania możliwości programu Outlook. Nie jest to jednak kompletny przewodnik. Przedstawiono w nim kilka podstawowych scenariuszy dotyczących zarządzania informacjami w programie Outlook. Ten przewodnik jest przeznaczony dla osób, które:. Niniejszy dokument będzie dla nich przydatny, niezależnie od konfiguracji serwera lub rozmiaru organizacji.

Zdania, w których wspomniano o autoarchiwizacji oraz o plikach danych programu Outlook pst , są oznaczone ikoną folderu i pliku. Jeśli tych produktów lub funkcji nie wdrożono w organizacji, te zdania można pominąć i nie będzie to miało wpływu na treść dokumentu ani na przepływ pracy.

Podstawowe zasady dotyczące dobrego zarządzania czasem. Konfigurowanie programu Outlook układ.

Pasek zadań do wykonania. Szybkie kroki. Porządkowanie skrzynki odbiorczej zgodnie z czterema zasadami. Codzienny przegląd: zarządzanie czasem i zadaniami. Zadania: wykonywanie pracy. Znajdowanie wiadomości: skuteczne wyszukiwanie. Jak znajdować wiadomość od konkretnej osoby.

Redagowanie profesjonalnych wiadomości e-mail. Kalendarz i spotkania. Często zadawane pytania. Źródła informacji. O autorze. Program Outlook to narzędzie ułatwiające zarządzanie wiadomościami e-mail, kalendarzem, kontaktami i zadaniami. Jako takie stanowi centrum nie tylko w zakresie komunikowania się, lecz także zarządzania czasem. Aby najlepiej wykorzystać możliwości programu Outlook, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:.

Ogranicz liczbę miejsc, w których odczytujesz wiadomości. Jeśli używasz nowej wersji usługi Microsoft , możesz korzystać z priorytetowej skrzynki odbiorczej programu Outlook , aby automatycznie oddzielać typy wiadomości, które najprawdopodobniej odczytasz od razu przed innymi wiadomościami. Pomijaj niektóre wiadomości.

Za pomocą reguł możesz odsyłać wiadomości, których nie musisz czytać od razu, do ich własnych folderów. Takich jak foldery projektów lub grup kontaktów. Nie musisz — a w razie dużych ilości prawdopodobnie nie możesz — czytać wszystkich otrzymanych wiadomości. Ogranicz liczbę miejsc, w których przechowujesz wiadomości ręcznie. Korzystając z wyszukiwania w celu znajdowania wiadomości, można oszczędzić sobie wysiłku związanego z przechowywaniem.

Ogranicz listy zadań do wykonania do jednej listy. W celu zarządzania czynnościami do wykonania należy używać jednej listy zadań do wykonania i jednego kalendarza. Wysyłaj wiadomości z rozwagą. Postępuj zgodnie z zasadami dotyczącymi redagowania profesjonalnych wiadomości. Przestrzeganie wszystkich opisanych tutaj najważniejszych wskazówek nie jest konieczne: postępowanie zgodnie z kilkoma z nich wystarczy, aby usprawnić pracę w programie Outlook.

Początek strony. Pierwszym krokiem do wcielenia w życie tych najważniejszych wskazówek jest skonfigurowanie systemu pod kątem optymalizacji korzystania z programu Outlook. Odpowiednio skonfigurowane środowisko pracy wygląda następująco:. Otwarte okienko nawigacji po lewej stronie. Wiadomości w widoku konwersacji oraz wiadomości wysyłane bezpośrednio do Ciebie automatycznie sformatowane w kolorze niebieskim.

Okienko odczytu po prawej stronie. Pasek zadań do wykonania otwarty na skraju prawej strony. Jeśli rozdzielczość ekranu wynosi mniej niż x pikseli, pasek zadań do wykonania można zminimalizować. Włączony tryb buforowanej wymiany. Szczegóły dotyczące konfigurowania zalecanego układu można znaleźć w sekcji Często zadawane pytania. Skrzynka odbiorcza na wiadomości, które trzeba przetworzyć.

Skrzynka odbiorcza jest przeznaczona na wiadomości wysłane bezpośrednio do Ciebie oraz te, których przeczytanie jest ważne. Jeśli otrzymujesz wiele wiadomości przesyłanych między kilkoma osobami naraz, przejdź do widoku Konwersacje. W przeciwnym razie należy korzystać z rozmieszczenia według daty domyślnego. Aby wszystkie wiadomości wysłane tylko do użytkownika były oznaczone na niebiesko, należy skorzystać z reguł formatowania automatycznego.

Udostępnij tę stronę

Jeden folder referencyjny pod Skrzynką odbiorczą na wszystkie materiały referencyjne, do których być może trzeba będzie się odwołać później. W tym folderze nic nie jest przechowywane automatycznie czyli na podstawie reguły. Temu folderowi można nadać nazwę 1-Referencyjny.

Dodanie ciągu 1- spowoduje, że będzie to pierwszy element pod Skrzynką odbiorczą. Ten folder jest tworzony pod Skrzynką odbiorczą, dzięki czemu można zwinąć Skrzynkę odbiorczą i usunąć go z widoku. Dla tego folderu należy ustawić coroczną autoarchiwizację. Uwaga: Jeśli ten folder stanie się zbyt duży będzie zawierał 10 lub więcej elementów , po przełączeniu do tego folderu program Outlook może działać wolniej.

Folder przeznaczony na wiadomości związane z pracą, poufne i osobiste. Utworzenie oddzielnego folderu na informacje osobiste i związane z pracą pozwala na swobodne wyszukiwanie wiadomości nawet wtedy, gdy ktoś inny patrzy na ten sam monitor, bez obawy, że zostanie wyświetlona jakakolwiek wiadomość o poufnej treści.

Temu folderowi można nadać nazwę 2-Osobiste.

Menedżerowie mogą utworzyć pojedynczy folder na opinie dotyczące pracowników, mający nazwę 3-Zarządzanie. Dla tych folderów należy ustawić coroczną autoarchiwizację. Zestaw folderów na wiadomości grup kontaktów.

Niekoniecznie trzeba czytać wszystkie wiadomości wysyłane do grup kontaktów nazywanych także serwerami list, listami adresowymi lub listami dystrybucyjnymi. Ten zestaw folderów to repozytorium na wszystkie wiadomości grup kontaktów, które nie są automatycznie dostarczane do Skrzynki odbiorczej. Należy utworzyć pojedynczy folder najwyższego poziomu pod Skrzynką odbiorczą i nadać mu nazwę Grupy kontaktów , a następnie utworzyć podfolder na każdy temat grup kontaktów.

Zwykle wystarcza jeden folder dla jednej grupy kontaktów, ale w przypadku uczestnictwa w kilku powiązanych grupach kontaktów warto rozważyć umieszczanie wszystkich wiadomości w tym samym folderze.

• Dostosowywanie wiadomości e-mail?
• Szpiegować kogoś, kto elses teksty na iPada!
• W tym artykule.
• Korzystanie z dodatku Message Header Analyzer.

Folder grupy kontaktów najwyższego poziomu warto zwinąć, aby nie rozpraszać się z powodu liczby nieprzeczytanych wiadomości w folderach znajdujących się pod nim. Uwaga: Jeśli konieczne jest przeczytanie każdej wiadomości w grupie kontaktów, nie należy tworzyć na nie folderu. Te wiadomości powinny trafiać bezpośrednio do Skrzynki odbiorczej. Dla folderów grupy kontaktów należy ustawić autoarchiwizację co sześć miesięcy lub częściej, jeśli zawierają informacje szybko ulegające przedawnieniu — na przykład grupa kontaktów do rezerwowania miejsc w samochodach znajomych dojeżdżających do pracy powinna być archiwizowana codziennie.

Zestaw folderów na kanały informacyjne RSS. Podobnie jak w przypadku zestawu folderów na grupy kontaktów kanał informacyjny RSS odzwierciedla kolejny zestaw danych, które czasem mogą zawierać ciekawe informacje, ale niekoniecznie muszą być czytane konsekwentnie lub równie szybko jak wiadomości wysłane bezpośrednio do użytkownika. W programie Outlook te foldery są tworzone automatycznie. Foldery wyszukiwania przydają się do gromadzenia informacji z różnych folderów poczty i źródeł danych RSS. Foldery wyszukiwania mogą być szczególnie przydatne, gdy trzeba zebrać informacje, które są zapisane w różnych folderach — na przykład podczas przygotowywania się na spotkanie kwartalne.

W przypadku odbierania dużej liczby wiadomości więcej niż wiadomości dziennie foldery wyszukiwania mogą być dobrą metodą na analizowanie poczty od różnych nadawców. Sekcja Ulubione zapewnia widoczność folderom, które w przeciwnym razie byłyby trudne do zauważenia na liście folderów poczty. Ulubione to podzbiór folderów poczty widoczny u góry okienko nawigacji. Korzystanie z sekcji Ulubione nie jest wymagane, aby przedstawiany tu system działał, ale w przypadku małego monitora można zminimalizować okienko nawigacji i nadal łatwo przechowywać wiadomości, przeciągając je na zminimalizowany pasek, przeprowadzać typowe wyszukiwania oraz przechodzić do widoków Kalendarz , Kontakty i Zadania.

Za najbardziej skuteczne rozwiązanie uznaje się posiadanie następujących folderów w sekcji Ulubione : Skrzynka odbiorcza , 1-Referencyjny , Elementy wysłane i Elementy usunięte. Celem organizowania środowiska w programie Outlook jest zmniejszenie ilości zbędnych informacji w Skrzynce odbiorczej i umieszczanie najważniejszych elementów na początku. Reguły ułatwiają ten proces, ponieważ pozwalają na przenoszenie wiadomości do folderów na podstawie ustawionych kryteriów.

Reguły filtrują wiadomości przychodzące do Skrzynki odbiorczej pod kątem wyłącznie tych elementów, które koniecznie trzeba przeczytać.